会場のサービスマナーの注意点

会場のサービスマナーは会議が順調に進み、円満に成功することを保証する重要な一環であり、会場のサービス内容は多く、通常は以下の点を含みます。

ほとんどの会議では、参加者の席は事前に用意されています。出席者は指定席に座るべきです。あるいは会場をいくつかの部分に分けて、部門単位で集まって着席します。

会議に参加する人はあらかじめ会場に慣れていないかもしれませんので、会議のスタッフが席を案内します。

このように、参加者に便宜を図りながら、会場の秩序を維持し、会議の効果を確保しました。

大きな会議や会場が広く、会議に参加する人も多く、席を案内する必要があります。

会議スタッフの負担を軽減するために、席次表を印刷して、会場に指示標識を設けたり、サインや出席証に席次番号を書いたりして、出席者をスムーズに席次を探すように導いてくれます。

会議に必要な書類は、会議スタッフが適時に、正確に各参加者に配布します。

会議の書類と資料を配るには二つの形式があります。

会議の前に書類と資料を配付して、参加者が会場に入る時、会議スタッフが会場の入り口で各参加者に処分します。会議の前に要求通りに各参加者の席に書類を並べてもいいです。

会議の中で書類を配って、会議のスタッフを各グループに分けて、それぞれのグループの書類の配布と回収を担当します。

回収する書類の材料が必要で、普通は書類の右上に文人と文を受け取る時間を明記して、文を受け取る時登録して、抜かして収めないようにします。

3.内外連絡、情報伝達

会議の進行中は、外部と隔絶しているのではなく、会議スタッフが内外の連絡を取り、情報を伝える必要があります。

関係部門の緊急状況があれば、参加者に手紙、電報、電話などを伝えます。

国内外の連絡、情報伝達の中で、会議員は会議内容の秘密を注意しなければならない。

会議に関係のない人が会場に入るのを制止すれば、会議の場所は安全です。

会議の進行中に混乱が発生した場合、会議スタッフは適時に作成と調停を行います。

特に重要な機密レベルの高い会議は、混乱の中で意外なことが起こらないようにする。

5.臨時提出の処理

会議の過程で、思いがけない臨時変動が発生する可能性があります。会議スタッフは適時に指導者に指示を求め、指導者の指示に対して応急措置をとり、適切に処理します。

6.その他のサービス業務

会議の間に必要なものを用意してください。ペン、墨、紙などです。

会場の光を確保し、会場を清潔にし、会場で記念撮影などを行う。

時間が長い会議はお茶を用意します。