프로젝트 프로 세 스에 서 문서 관리의 중요 한 역할

프로젝트 프로 세 스에 서 관리 하 는 중요 한 역할

관리 가 완 선 된 프로젝트 문서 로 서 관리 자 는 그의 궤적 에 따라 전체 프로젝트 발전의 맥락 을 잘 볼 수 있 고 단계 적 인 문서 에 대한 파악 을 통 해 전체 프로젝트 의 질 을 잘 통제 할 수 있다.완전 하고 질서 있 는 프로젝트 문서 관리 규정 을 제정 하 는 것 은 매우 필요 하 며 그 역할 은 다음 과 같은 6 가지 가 있다.

첫째, 프로젝트 관리자 가 개발 진도, 존재 하 는 문제점 과 기대 목 표를 이해 하 는 관리 근거 이다.둘째, 대부분의 소프트웨어 개발 프로젝트 는 여러 가지 임무 로 나 뉘 어 서로 다른 팀 에서 완성 된다.문서 관 리 는 서로 다른 그룹 임무 간 의 관계 에 대한 중요 한 증거 이다.셋째, 완전한 문 서 를 제공 하여 프로젝트 개발 의 질 을 확보한다.넷 째, 프로젝트 문 서 는 시스템 관리자, 조작 원, 사용자, 관리자 와 다른 관계자 들 이 시스템 이 어떻게 일 하 는 지 알 아 보 는 교육 과 참고 자료 이다.다섯 째, 프로젝트 문 서 는 시스템 관리자 에 게 유지보수 지원 을 제공 할 것 이다.여섯 째, 프로젝트 문 서 는 중요 한 역사 파일 로 서 새로운 프로젝트 의 개발 자원 이 될 것 이다.

현재 대부분의 금융, 통신 기업 들 은 고객 에 게 더 좋 은 서 비 스 를 제공 하고 자신의 데 이 터 를 정확하게 파악 하기 위해 데이터 창고 시스템 을 구축 하 는 데 전력 을 다 하고 있다.기업 데이터 창고 (EDW) 는 건설 계획 프로젝트 팀 에서 소프트웨어 개발 건설 에 이 르 기 까지 시스템 상의 유지 에 이 르 기 까지 기본적으로 소프트웨어 프로젝트 건설 의 모든 부분 과 관련 되 고 문서 관리 에 대해 비교적 전면적 인 요 구 를 제기 했다.다음은 EDW 건설 을 예 로 들 어 좀 더 논의 하 겠 습 니 다.

우선 VSS 소프트웨어 를 통 해 프로젝트 문서 관리 서버 를 만들어 모든 프로젝트 문 서 를 저장 해 야 한다.그 다음으로 프로젝트 에 저 장 된 문 서 는 프로젝트 관리, 프로젝트 조사 연구, 프로젝트 개발, 프로젝트 응용, 시스템 관리, 시스템 테스트 검수, 프로젝트 교육, 버 전 관리, 데이터 품질 관리, 사용자 매 뉴 얼, 시스템 온라인 등 전체 프로젝트 주 기 를 포함한다.그러나 프로젝트 관리자 의 경험 을 보면 이런 문서 의 보존 은 혼 란 스 럽 고 무질서 해서 필요 한 정 보 를 신속하게 얻 을 수 없다.그 원인 을 따 져 보면 프로젝트 팀 은 시스템 개발 과정 에서 문서 의 보존 을 중 시 했 지만 문서 의 관 리 를 소홀히 했다.문서 압축 파일 은 정식 적 인 관리 요구 가 없고 문서 제출 의 근거 와 규칙 이 부족 합 니 다.마지막 으로 문서 관리 규정 을 세 우 는 것 이다. EDW 프로젝트 의 경우 문서 관리 가 되 지 않 은 경 우 는 그림 1 참조.통 일 된 문서 관리 규정 이 없 기 때문에 프로젝트 팀 은 자신 이 맡 은 프로젝트 문서 에 만 익숙 하 다.그 밖 에 프로젝트 팀 구성원 이 든 프로젝트 매니저 든 자신 이 필요 로 하 는 다른 문서 의 저장 장소, 문서 이름 등 정보 에 대해 잘 알 지 못 해서 중요 한 문 서 를 신속하게 얻 을 수 없다.따라서 프로젝트 매니저 는 프로젝트 문서 에서 프로젝트 진행 상황 을 파악 할 수 없다.

문서 관리 규정 을 제정 한 후의 상황 은 그림 2 와 같다.프로젝트 문서 관리 자 는 규정 에 따라 문 서 를 관리 하기 때문에 프로젝트 매니저 와 팀 구성원 들 은 자신 이 필요 로 하 는 각종 문 서 를 신속하게 얻 을 수 있다.이 동시에 프로젝트 매니저 는 프로젝트 문 서 를 통 해 프로젝트 의 진행 상황 을 뚜렷하게 파악 할 수 있다.