Communication Et Catalyse De Documents

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La diffusion des documents devrait être strictement conforme à leur portée et à leur contenu;Dispositions relatives à la confidentialitéLes documents confidentiels ne doivent pas être ramenés à la maison, dans des dortoirs ou dans des lieux publics, ni être prêtés à d'autres personnes pour qu'elles les lisent.Les documents qui ne sont pas encore développés ne doivent pas être divulgués.

Les documents doivent être lus dans les plus brefs délais; ils doivent être mis à la disposition du Bureau avant la fin de la journée, les documents autorisés ne devant normalement pas dépasser deux jours et signés pour être tenus responsables.S'il y a une directive de la direction, les deux bureaux devraient charger les départements et le personnel les plus intéressés de s'acquitter des tâches prescrites dans le document et des instructions de la direction.

Aucun document ou annexe figurant dans le dossier ne peut être reproduit in extenso au moment de la lecture du texte, et aucune pièce ou annexe ne peut être retirée arbitrairement, et des formalités d'emprunt doivent être effectuées pour éviter toute perte de confidentialité, s'il s'agit bien d'une nécessité de travail.

Lorsque les documents sont disponibles, ils sont envoyés aux secrétaires d'État et aux secrétaires d'État.

Les secrétaires principaux des deux bureaux sont chargés de veiller à ce que les documents soient examinés par le Secrétariat et les départements hôtes reçoivent les documents et les communications et désignent immédiatement des personnes chargées de les traiter.Les documents ne doivent pas faire l'objet d'une dispersion et, s'ils doivent faire l'objet d'une vérification, ils doivent être reproduits ou extraits conformément aux dispositions pertinentes relatives à la confidentialité, avec l'accord des deux parties, et l'original doit être archivé dans les délais voulus.

Dans la limite des documents disponibles, les départs à la retraite et les départs à la retraite sont généralement organisés périodiquement par les départements concernés pour étudier les documents pertinents ou sont notifiés par deux salles d'aviation dans les salles d'attente.