電話マナーの心得

電話をかける

電話をかける時、以下の点に注意してください。

1.時間を選んでください。

電話をかける時、重要でないことがあれば、できるだけ相手の休憩や食事の時間を避けて、そして休日に相手を邪魔しないほうがいいです。

2.通話時間を把握する。

電話をかける前に、通話時間を節約するために、話の内容をよく考えておいたほうがいいです。今すぐに話したくないです。「長電話のおかゆ」は普通一回の通話は3分以上長くないべきです。いわゆる「3分原則」です。

3.フレンドリーな態度で。

通話中は大声を出さないでください。耳が痛くなります。

4.用語規範が必要です。

通話の最初は、まず自己紹介をして、相手に当てさせないようにします。

話し手から人を探したり回したりする時は、「すみません」や「ご迷惑をおかけします」と言ってください。これは当然のことと考えてはいけません。

電話応対のマナー

電話に出る時はあまり適当ではいけません。必要な礼儀と一定の技術を重んじて、誤解を生じないようにします。

電話にしても、電話に出るにしても、私達は口調が親切で、気前がよく、声の量が適当で、はっきりと表現し、簡潔で要領よく、礼儀正しいようにすべきです。

1.適時に電話に出る

一般的にオフィスでは、電話のベルが3回鳴る前に、6回後に「すみません、お待たせしました。」と謝るべきです。

もし話を受けた人が重要なことをしているなら、すぐに話を受けられません。

すぐに電話に出ないし、謝らないし、イライラするぐらいなら、失礼極まりない行為です。

できるだけ早く電話に出ると、相手に好印象を与え、大切にされていると思われます。

2.相手を確認する

相手から電話があったら、自分から紹介します。

紹介しなかったり、聞き取れなかったら、「どなたですか？何をしてあげられますか？どなたを探していますか？」

相手からの電話を受けたら、受話器を取ったらまず自己紹介してください。「こんにちは。○○と申します。」

相手が探している人が隣にいたら、「ちょっと待ってください」と言ってください。

マイクを手で押さえて、同僚に電話に出てください。

もし相手が探している人がいないなら、相手に伝えるべきです。そして、「伝言が必要ですか？必ず伝えます。」

3.芸術に凝る

電話を受ける時は、口とマイクを4センチぐらいの距離に保つように注意します。マイクに耳を近づけて、相手の話をよく聞きます。

最後に、自分で電話を終わらせて、受話器をそっと置くようにします。

パッと元のところに捨ててはいけません。これは失礼極まりないです。

相手の後に電話したほうがいいです。

4.心の整理をする

電話の受話器を取るときは、必ず笑顔で話してください。

笑顔は顔にしか表れないと思わないでください。声にも隠れます。

親切で優しい声はすぐに私たちに良い印象を与えます。

顔をこわばらせると、声が冷たくなります。

5.左手で電話を受け、右手で紙ペンを用意し、いつでも有益な情報を記録するのに便利です。

電話に出る時はタバコをくわえたり、ガムを噛んだりしてはいけません。話をする時は、声が大きすぎたり、小さすぎたりするべきではなく、言葉がはっきりしていて、相手がよく聞き取れます。