黒竜江省農信社の公共基礎知識:文書処理手順と方法

一、受取処理の一般的な過程

受取処理とは、本機関の外部からの公文書に対する処置と管理活動を指す。

文書処理の一般的な手順は、文書の署名、文書の登録、審査、分弁、文書の抜粋、作成、承認、引き受け、注釈、組織の回覧、催促である。上記の一環が完成した後、公文書の処理段階に入る。

二、文書を受け取って活動の方法の要点を処理します

　　1.するつもりである

部門の責任者または関係者が公文書を読んで分析し、提案的な処置意見を提出し、関係(部門)の指導者が審査して決定する。実際には、意思決定活動を支援するために、意思決定活動に選択可能な方案を提供することを目的としている。すべての公文書が作成されるわけではない。

どのようにして仕事をするか:

(1)公文書を真剣に研究し、相手の意図、問題の性質と実際の状況を本当に明らかにする。

(2)意見は簡明で、具体的で、適切でなければならない。

(3)同時に2つ以上の案を提出する場合、傾向的な意見を前に置くべきである。

(4)意見は「書類処理書」の相応の欄にきちんと、明確に書き、作成者の名前と日付に署名しなければならない。

(5)公文書に関連する問題が処理しやすく、指導者の採用案に自信がある場合、直接原稿を起草して審査の決定を行い、処理過程を加速することができる。

　　2.引き受ける

公文書を引き受けるには注意しなければならない:(1)関連法律、法規、方針政策と上級機関の関連公文書を熟知し、公文書の内容に関する業務を熟知し、指導者の意図を明確にする。(2)深い人の実際、調査研究;(3) 協議を強化し、各方面の関係の協調に努力する。(4)各種の引き受け方式を有効に運用する。(5)主次をはっきりさせ、それぞれ緩急する。(6)各級の指導者は積極的に引き受けの仕事に参加しなければならない。(7)引き受け結果に対する検査と監督に注意する。

　　3.注办

主催者が勝手に公文書に署名して状況を引き受けて、調べることを忘れないようにする。

三、文書管理活動の方法の要点

　　1.公文書の受領

規定の確認、点検、照合、検査、署名手続きを履行した後、各種ルートから公文書を受け取ることを指す。

　　2.公文書登録

登録形式は主に簿式、カード式、連単式の3種類がある。

　　3.レビュー

下級機関から報告された処理すべき公文書を受け取った場合、文秘部門は審査を行わなければならない。審査の重点:本機関が処理すべきかどうか。行文規則に合致するかどうか。内容が国の法律、法規及びその他の関連規定に合致するかどうか。他の部門または地域の職権に関する事項が協議され、署名されたかどうか。文種の使用、公文書のフォーマットが規範化されているかどうか。

　　4.分割する

公文書の重要度、各部門の職責分業及び関連制度に基づいて公文書を関係指導者に配布し、関係部門は閲覧し、処理する。分弁の実質は公文書のために運転方向を確定することであり、それは公文書が正確で、迅速で、効果的に実質的に処理できるかどうかにかかわる重要な仕事である。

　　5.公文書の抜粋

重要な公文書に対して投人が処理する前に加工したことを指し、文摘や要旨を編纂し、総説を編纂し、関連データ資料を集めるなどを含む。目的は公文書の処理に便利さを提供し、処理時間を節約することである。

　　6.回覧の組織

単独または部数が少ない公文書複数の部門または複数の人が閲覧して処理する必要がある場合、公文書を彼らの間で効果的に伝達し、読む活動を得る。回覧は注意しなければならない:(1)合理的な回覧ルートの形式を選択し、木型、輪型、星型の中で公文書回覧に適しているのは木型である。(2)正しいソート、柔軟に調整する;(3)適切に分流する。(4)多様な回覧方式を利用し、発展させる。(5)厳格で簡便な回覧登録手続きを確立する。(6)読書状況と結果をタイムリーに検査する。

　　7.催促する

請負期間と要求に基づいて公文書の請負過程に対して実施した催促と検査活動を指す。内催と外催の2つの形式に分かれている。催促する時注意しなければならない:(1)催促範囲を正確に画定し、重点を保証する。(2)高度な時間効果と利益の観念がある;(3)場所に応じて多種の催促方式を採用する。(4)その厳粛性と権威性を強化する。