사무실 비서 OL 전화 예의

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일상 근무 에서 전화 를 받는 사람 을 파악하였다

■ 통화할 때 목소리가 크지 않아 상대방이 잘 들리게 하면 된다. 그렇지 않으면 상대방이 불편함을 느낄 수도 있고 사무실에서 다른 사람의 일에 영향을 미칠 수도 있다.

■ 전화를 받을 때 먼저 자보단위 이름 및 소속 부문.

■ 전화를 받을 때, 상대 기관의 이름 및 소속 부서에 물어보고, 전화를 받을 때 지정 수화자에게 편리함을 제공한다.

■ 상대가 찾는 사람이 없을 때 상대방의 동기, 목적이 무엇인지 모르면 함부로 말하지 마세요.

권한이 없는 상황에서 당사자의 행적을 지정하지 마라.

■ 통화 중이며 손님이 찾아오는 것을 원칙적으로 손님을 접대하는 것이 당연한 상황이다. 이때 가능한 한 빨리 통화 상대에게 사과를 받고 전화를 끊어야 한다.

하지만 전화 내용이 중요하기 때문에 당장 끊을 수 없을 때 방문객이 기다리는 것을 알려 통화를 계속해야 한다.

■ 전화에서 사연을 전달할 때, 반복 요점은, 숫자, 날짜, 시간 등에 대해 다시 확인해야 한다.

■ 상대가 자신의 성함을 알리지 않았다면 상사의 행방을 직접 묻는 순간 예의 바르게 물었다: "실례합니다. 누구세요?"

■ 손님을 접대하고 있는 사람에게 전화가 있을 때 구두로 전달하지 않는 것이 좋다. 종이를 이용해 메시지를 전달할 수 있다. 비밀을 유출할 수 있을 뿐만 아니라, 사고로 인한 어색함과 불쾌함을 피할 수 있다.

■ 상대방이 말하는 내용을 잘 들을 수 없을 때 주저하지 않는 것이 좋다. 당장 상황을 명확하게 알려야 한다. 상대방에게 개선해 달라.

■ 갑자기 전화가 고장이 나면 통화가 중단되면 반드시 다른 전화로 바꿔 상대방에게 설명해야 한다.

■ 전화 끊기 전 예의를 무시해서는 안 된다. 상대방이 전화를 끊는 것을 확정해야 수화기를 내려놓을 수 있다.

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